Incollab débarque en pays Nordique pour observer les pratiques du management collaboratif sur place

incollab au Danemark – 5

Nous continuons la découverte du Danemark en compagnie de Claire et Caroline. Aujourd’hui nous avons rendez-vous avec Frederikke La Cour Nygaard au sein des locaux d’IIH Nordic au sud de Copenhague. IIH Nordic est une agence de marketing digital spécialisée dans l’analyse des données. Créée en 2005 par Steen et Henrik qui  partageaient une vision commune : combiner le business des données et de créer un endroit purement exceptionnel où les gens ont envie de venir travailler ! IIH Nordic est très vite entrée dans les classements danois et européens de Great Place to Work ! 

Une semaine de 4 jours pour plus de productivité

Chez IIH Nordic, les gens sont « heureux, curieux, dignes de confiance et tournés vers l’autre » nous confie Frederikke. IIH Nordic est connu pour avoir instauré la semaine de 4 jours de travail !

En 2017 IIH a mis en place le “4-days 30-hour weekday”. Depuis, les employés d’IIH travaillent du lundi ou jeudi soir, cette réduction du temps de travail n’a eu aucun impact négatif sur leur rémunération, bien au contraire !  Chaque employé travaille 4 jours au lieu de 5 tout en gardant les mêmes avantages. « On ne travaille pas les vendredi, mais à la place on fait quelque chose pour nous, afin d’améliorer notre qualité de vie » nous confie Frederikke. Ce modèle a procuré une extrême satisfaction auprès des employés, ils sont moins malades, moins stressés, et donc plus performants

La mise en place du « 4-days 30-hour weekday »  a également eu un effet positif sur les revenus. Des employés heureux et motivés sont des employés plus efficaces, et cela se voit d’ailleurs au niveau des résultats de l’entreprise !  Les employés se sont appropriés le modèle 4DWW et en sont devenus le moteur. Cette méthode de management fonctionne très bien car les employés savent pertinemment qu’il s’agit d’un privilège, ils savent également que s’ils travaillent de manière moins efficace ils seront obligés de retourner à l’ancienne méthode. « Tout est dans leur intérêt » nous explique Frederikke ! 

Des employés plus productifs et en meilleure santé, des profits qui augmentent, tout en travaillant moins : utopie ou réalité ?  

En 2014 Henrik Stenmann le fondateur de IIH et ses équipes devaient affronter une dure réalité. Les employés travaillaient environ 60 heures par semaine, étaient très stressés et débordés, n’avaient pas le temps de travailler sur ce qu’ils aimaient, et IIH ne parvenait pas à retenir les talents au sein de l’entité. 

C’est pourquoi, un jour, Henrik a rassemblé son équipe pour brainstormer afin de changer la situation. Une idée géniale est sortie comme une blague : « Travaillons 4 jours par semaine, je suis sûr que nous serons plus productifs ! ». Finalement la blague a été prise au sérieux, et tout le monde a commencé à se sentir concerné par le projet. En revanche, Henrik savait pertinemment que pour que ce modèle fonctionne il fallait une très grande collaboration et cohésion entre les employés :  « If we want to be successful with a 4 days work week we have to be like an orchestra, let’s do it together ! » – « si on veut que ce modèle fonctionne on va devoir travailler en concert, faisons-le ensemble ! »  

Bien sûr les débuts ne furent pas faciles puisque les employés n’étaient pas réellement prêts à changer leurs habitudes. Henrik a réalisé qu’il devait apprendre plus sur le changement de management et élabora donc un plan afin de fédérer tous les employés. Quelques années plus tard, on peut dire qu’Henrik a relevé le challenge avec brio !

Une meilleure gestion du temps pour plus de productivité

 IIH a dû changer entièrement leur façon de travailler pour que le modèle du 4DWW fonctionne.

Dans un premier temps ils ont changé le temps qu’ils accordaient auparavant à leur réunion. Ils sont passés de réunion de 1h par défaut (sur Outlook) à 20 min. Ils ont un chronomètre placé au centre de chaque table de réunion afin de gérer au mieux leur temps et font généralement leur réunion juste après le déjeuner. En effet, selon eux, les employés sont souvent fatigués en début d’après-midi et tant mieux car ils vont droit au but ! Les réunions sont donc bien mieux orchestrées et il en sort de très bonnes choses dans un lapse de temps beaucoup plus court. Avec cette méthode de chronomètre, IIH Nordic a une meilleure visibilité et économise ainsi environ 480 heures par mois au total ! 

La technique Pomadoro pour plus de concentration 

IIH Nordic utilise également la technique Pomodoro qui consiste à se concentrer pendant 25 minutes sur une tâche et de prendre 5 min de pause. Les employés ont au-dessus de leur bureau des petites loupiotes qui s’allument en vert lorsque les employés sont disponibles et en rouge lorsqu’ils sont dans le temps de concentration sans interruption qui leur est accordé avec les 25 min de Pomodoro ! « Vous savez nos nerfs ont souvent besoin qu’on ne les interrompent pas dans leur travail quand ils codent, ils ont besoin de s’isoler » nous explique Frederikke en riant. Il y a au centre de l’open space un tableau électrique où les employés peuvent voir qui est disponible « en vert » ou qui souhaite ne pas être dérangé « en rouge ». Cela permet de gagner beaucoup de temps, les employés savent à qui s’adresser et ne perdent pas de temps à traverser les locaux pour finalement voir que la personne n’est pas disponible ! 

« Pour moi l’innovation managériale c’est lorsqu’on regarde les choses avec un nouveau regard. L’innovation managériale c’est aussi trouver une nouvelle manière de penser de faire les choses. C’est dans l’intérêt de l’entreprise mais également des employés. C’est un processus qui a pour but de donner du sens à notre travail. Ici, on essaye de limiter le travail ennuyant. Pour se faire on essaye donc d’automatiser toutes les tâches ennuyantes. »

Retrouvez-le détail de ces actions et une vision complète de la démarche au sein de IIH Nordic dans notre fiche incollab autour du monde_danemark_IIH Nordic

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